祕書辦事的10大技巧

祕書人員由於在工作過程中接觸的人多而且雜，所以在處事過程中更需要很多的技巧。下面是小編爲大家帶來的祕書辦事的10大技巧，歡迎閱讀。

祕書辦事的10大技巧1

1、洗耳恭聽：

祕書是辦事的，聽懂事情是辦好事的前提。在聽的過程中祕書要注意不要隨便打斷別人，不要漫不經心，不要強加於人。這些都是祕書與同事相處時候必須掌握的。作爲祕書，經常接觸領導，如何傾聽領導的談

話，接受指示，領會意圖，也是非常重要的。所以祕書要學會注意聽，拼命記，聽不明白一定要及時請示，以免執行中出現偏差。平時多注意事情的來龍去脈，避免聽不明白。此外，祕書還要儘可能站在領導的角度去想問題，這樣才能深切領會他們的意圖。

2、處處留心：

越是煩雜的工作就越需要細心。祕書在平時的工作生活中如果不能做到處處留心，辦事能力肯定不會提高。

3、一目十行：

有的祕書在工作中需要看大量的文件，一目十行的技巧對於他們來說是必需的。有經驗的祕書面對大量文稿時不會認爲這是壞事，文件多，接受的信息也就多。看大量文件時候的技巧主要是抓住頭尾，先看提要，記住要點，注意但是等轉折詞等。一目十行的能力需要逐步培養，不可操之過急。

4、百問不煩：

祕書人員爲了工作要經常與人打交道，要弄明白一些事情就難免要向人提問。問得不好，一句話就可能把局面弄緊張；問得不妙，幾句話就可能讓對方厭煩。所以在這個過程中也是要掌握一些技巧的：瞭解談話對象的身份、年齡、經歷、文化程度、脾氣性格等。不同的人區別對待。向對方交代自己的身份、來意，特別說明爲什麼找對方，儘快建立融洽關係。問題要問得簡單明確而具體，對方能夠回答。給對方留下思考的時間，不要緊追不捨，引起對方的反感。關鍵地方請對方講清楚，不可爭辯，更不可說教。要認真傾聽，不要輕易打斷對方。要邊聽邊想，發現有價值的問題繼續深挖下去。儘量縮短時間。注意給對方保密，尤其在取得對方的信任後就更需要如此。

5、不可輕信：

要注意分析自己的談話對象。在沒有弄清楚情況的前提下，不妨把談話對象所說的東西簡單記錄下來，以便分析。

祕書辦事的10大技巧2

1、給選擇題而不是問答題

向領導彙報工作，你在提出問題的同時，給出幾種建議或方案，以及每種方案的優劣勢，最後闡述自己認爲合理的建議和相應的理由，以備領導選擇和決定。

實際工作中還會有更多細節需要羅列，領導很有可能針對某些細節繼續追問，只要你能夠將調研工作提前做好，將每個方案的優劣勢羅列出來，並提出自己的建議，領導綜合評估後，最優方案就會脫穎而出。

２、重點突出，邏輯清晰

提前想好與領導談話的目的和核心要點，比如重點1、2、3。還需要注意將重要的事情放在最前面說。即需要開篇簡明扼要，第一時間開門見山指出彙報要點，快速引起領導注意。

這樣做一方面便於領導提前知情和預判此次談話涉及的內容，其次可以幫助彙報人整理思路，否則很容易失去焦點，一件事沒說清楚，又馬上切入另一個話題。

３、先講結論，再展開具體說明

我們需要先給出結論，讓領導知道你的.態度和想法，然後他纔有可能帶着問題去聽下一步關於細節的具體說明和論述。

４、重要彙報需要提前做演練

一定要事先針對彙報內容做模擬練習，從把控時間、彙報語言、邏輯框架等幾方面準備，做到熟練掌握，爛熟於心。

在排練過程中將自己的“臺詞”設計好，既包括幻燈片頁之間的過渡用語，也包括介紹每一頁幻燈片時的語言描述，以做到用語精煉和精準，思路清晰，重點突出。最好能夠先把這些用語記在紙面上，邊演練邊反覆修改，這些都能幫助我們在最後的展示環節完美表現自己。

其次除了準備彙報內容的本身，還要針對容易被問到的問題進行精心準備，尤其針對一些數據來源和結論的推導。這樣會顯得你做事非常認真嚴謹。

５、多問幾個問題

爲了避免工作做完最後被領導罵，或者重新返工，最好在工作開展前多問幾個問題。在領導給了明確的方向後再動手工作，最後任務的完成質量也會八九不離十。如果領導在下達任務時還沒時間梳理清楚，可以先試着將自己抽離出來，站在領導的角度思考，他讓我做這項工作或者完成這項任務的背景是什麼，對單位業務影響有哪些？爲什麼要做這件事？因爲任何事情都有因果和內部邏輯，當你能這麼想的時候，不妨整理好分享給領導，向他確認。

如果得到積極確認，就非常好了，如果沒有，這個過程領導也會發現你是個愛思考的人，也許在這個過程中也激發了他，很多時候，他自己的想法也隨之梳理清楚了。