文祕辦公室的工作技巧大綱

祕書應做好該做的事，也要對不該做的事說不，要藝術性地學會拒絕。下面是小編爲大家帶來的文祕辦公室的工作技巧，歡迎閱讀。

一、確認反饋階段的技巧

確認就是接受任務，反饋就是彙報交付。 祕書接受任務後，需要確認。如領導佈置任務後，祕書應以最精煉的語言將任務複述確認後再去執行；接到一個會議通知電話，祕書應當向授話人複述一下電話內容；以傳真、郵件等非面對面方式向某人傳遞信息後，祕書應主動向對方確認是否收到，是否完整清楚，有無疑問等。

確認時需要注意的細節，如果領導佈置的工作內容很簡單，祕書可以直接去做；如果領導佈置的工作內容較多，祕書就需要複述一遍，複述時要精煉、條理，同時可加入自己的理解，準備採取的方法等；如果接到電話，除了記錄、複述，還要想到領導可能會問的問題，因此要問清對方的姓名、電話號碼。

一項任務完成後祕書要及時向領導彙報，反饋工作的進度和結果。這也是贏得領導信任的基本途徑。 如果是以郵件形式佈置的任務，那完成後記回覆下郵件，答覆工作完成的進度。

反饋時需要注意的細節；反饋也有緩急之分，一項工作的完成情況是否必須立即反饋領導，不是憑祕書的感覺，而是看領導對這件事的關注程度和這件事本身的緊爭程度。如每月員工報下月網絡情況,所有人報完後,祕書有必要將一個彙總情況給經理看, 經理在最後報名期限截止前還可以做適當的調整.這個就需要抓住這個時間點了，晚了你想改也改不了了。

二、實施落實階段的技巧

1、不忘事、不誤事、做好事

祕書工作無小事。要做到不忘事，可以做這樣一些工作；把文件夾分成“已處理”、“待辦”、“臨時”三種並貼上不同顏色的標籤；對重要文件加鎖保管並及時處理；

準備一本記事本，每天下班前記錄次日要做的事，根據輕重緩急逐項完成；對重要性事務、週期性事務要提前記錄。如分行房租發票一般要兩至三個月開一次，這時間較長，你可能一忙就忘記了，這時你就有必要在你的手機設個提醒，或是在日曆上標個記號，到時就不忘事了。

不誤事的祕訣是分清事情的輕重緩急，做事講究次序。祕書要根據輕重緩急決定工作次序，有條有理地進行。受制約的工作置於前，自己支配的工作置於後；如這個統計表格領導需要一個小時內知道結果，那可以把自己整理檔案的事情先放一下，這個到月底前基本都可以。重大工作優先考慮集中精力做；日常工作分散做。整段時間用於處理複雜的需連續進行的工作；零星時間用於處理簡單的可間斷的工作。例如補備這個事情，需要我們集中精力不能出錯的，那麼就空出一段時間專心來完成，畢竟財務上的事馬虎不得的，而分行衛生整理，郵箱的查閱，辦公用品訂購，分行飲用水訂購這些，你完全可以抽那麼一些零散的幾分鐘就可以分段完成，也不會對整項事情有多大影響。

祕書應養成記錄工作時間使用情況的習慣，如星期一早的表格大約要花多少時間，每天盤點法律文書需時多少，辦公室整理要花多少時間，當你常握了這些平時的時間後，你就可以適當調整優化，進一步提高工作效率。

不忘事與不誤事都爲做好事服務的，把每件事情做好纔是祕書工作的最終目的。做好事要善於抓大放小，做好重要的事情，要用80%的`精力做20%重要的事情，用20%的精力做80%不太重要的事情。對80%不太重要的事情要善於藉助外力，如業務員常常問的一些問題，你可直接將問題整理好，打印張貼，再有人問可以讓他們自己查看，這樣省時省力，而且一目瞭然；

要善於合理利用時間，性質相同或相近的工作可以集中處理，如我們平時需要登記白聯的使用情況，那你可以收集好等你交財務前一天集中登記，黃聯回收在CTM登記這事情，也可以如法操作，這樣比你每次一有黃單或白聯就要長開系統登記更有效率，當然這對開票比較多的分行更明顯。

2、祕書接受任務時，首先要分清是否是屬於自己職責範圍，是否是領導交辦的事。

祕書應做好該做的事，也要對不該做的事說“不”，要藝術性地學會拒絕。這不僅可以幫助對方掌握辦事規律，承擔應負的責任，也可以保證全局工作的順利進行。但祕書還應該明白，不該做的事並不等於“可以不做的事”，在分清職責的前提下，要善於幫助他人、與人合作、互助互通，學會平衡各種人際關係。

準確是不失誤，及時是不耽誤。祕書不要過於糾結任務的最後期限，因爲祕書隨時會接受新的任務，領導也隨時可能將工作的最後期限提前，使你措手不及。領導一般考慮的不是離最後期限你還有多少時間，而是在此前已經給了你多少時間。所以作爲祕書，你應該儘量的提前完成你的工作，使你自己處在隨時都能接受新任務的狀態，這樣的人會是所有領導都歡迎的。