文祕撰寫公文擬辦意見的技巧

擬辦意見的撰寫要視不同問題、不同要求、不同情況撰寫不同的“擬辦意見”，下面是文祕撰寫公文擬辦意見的技巧，希望對大家有幫助。

擬辦意見是辦公室文祕人員在來文處理過程中所撰寫的應由哪位領導審批、哪一部門承辦以及承辦過程中可能涉及到的事項提出的初步處理意見，它是供領導批辦文件的重要參考依據，是辦公室在文件處理時發揮參謀助手作用、節省領導工作時間的有效措施之一。擬辦意見的撰寫非常重要，要根據來文的內容和需要解決的事項，視不同問題、不同要求、不同情況撰寫不同的“擬辦意見”，不要統統寫成“請××領導閱示”或“請××領導批示”等一個模式。

一、擬辦意見撰寫的範圍

並非所有來文都要撰寫擬辦意見，一般來說，以下四種來文需要撰寫擬辦意見。

（一）上級機關主送本機關並需要貫徹落實的文件；

（二）本機關所屬部門或下級機關主送本機關需要答覆的文件；

（三）平級機關或不相隸屬機關主送本機關需要答覆的文件；

（四）一些重要的保密性較強的資料以及所屬部門、下級機關主送機關的情況報告和信函。

二、擬辦意見撰寫的前期準備

擬辦意見的撰寫看似簡單，但要寫出恰當的擬辦意見並非易事。要寫好擬辦意見，首先必須認真閱讀文件，吃透文件內容，全面瞭解文件所提出的問題和要求，具體要做好以下幾個方面的前期準備工作：

（一）弄清來文主送和抄送機關，已發或應發的領導和部門，初步確定批辦和閱知範圍。

（二）根據文件的標題和內容，確認來文是請示性還是報告性文件，來文中提出了什麼問題，是否需要辦理。如果來文在結尾寫有“如有不妥，請批示”，“不妥之處，請予批示”等，就屬於可辦可不辦的範圍。掌握的原則是有問題需要答覆爲“批辦”，無問題不需要答覆爲“閱知”。

（三）弄清來文的內容與何人何部門有關係，是何人何部門主管，需要何人何部門瞭解，從而根據領導分工確定由誰或哪個部門承辦，涉及到幾個部門承辦的由哪個部門牽頭，應由哪位領導批示需要哪些領導和部門閱知。

（四）弄清來文的密級和緊急程度，以便分清急緩，本着方便工作、有利保密的原則，確定分送範圍。對絕密文件按絕密文件的處理規定辦理。

三、擬辦意見的寫法

擬辦意見的撰寫無固定不變的格式，但總的原則是文字要準確，觀點要鮮明，要簡明扼要，使人一目瞭然。具體來講有以下幾種情況：

（一）對上級機關主送本機關並需要貫徹落實的文件，要根據文件的要求和需要落實的問題，提出擬請哪位領導批示，由哪個部門承辦以及需送哪些領導和部門閱知的意見。對需要幾個部門承辦的來文，擬辦意見要寫明主辦部門或主辦人。擬辦意見的寫法一般是“請××領導批示，請××領導審閱，擬請××部門辦理”或“請××領導審示，擬請××部門會同××部門辦理”或“請××批示，擬請××部門商××部門承辦”。對上級下發的閱知性文件和重要的保密性較強的資料以及所屬部門、下級機關主送本機關的情況報告和信函，要根據其內容提出閱知和分送意見，擬辦意見的寫法一般是“請××領導閱處”或“請××領導審閱請××部門閱”，或“請××領導及××領導（部門）閱酌”

（二）對本機關所屬部門及下級機關主送本機關需要答覆的文件，要根據文件所請示的需要答覆的問題和要求，提出由哪個部門承辦和如何辦理的擬辦意見。對涉及面廣、內容比較複雜的請示性文件，要根據具體情況，提出不同的擬辦意見。擬辦意見的寫法一般是：“請××領導閱示，××部門閱辦”或“請××領導批示，擬以××部門主辦，會同××部門閱辦”。緊接着簡明扼要擬提如何辦理的意見。