祕書辦公桌的整理 祕書基礎

祕書工作需要持續地集中注意力，因而要採取一些措施控制周圍的嗓音，改善辦公室的環境以減少精神分散。要根據工作流程和文件週轉程序，對檔案櫃和辦公檯子的位置作妥善安排。祕書的臺子上要把最爲常用的設備如電話和日用品放在手頭近便的地方。辦公室的照明應當均勻地分佈，避開強烈的陽光和陰影，但是光度要足夠照亮整個臺子。　　　　有95％以上的祕書都常爲臺子上堆滿東西而苦惱，這裏介紹一個保持臺子乾淨整齊的有效辦法。　　　　1、除了你手頭事情以外，把臺子上所有其它文件清理掉。手頭那件事應當是你目前先要解決的一件事。　　　　2、所有其他文件都必須放在文件夾裏或抽屜裏，而且應當放在一個好找的地方。　　　　3、其它文件 不要放下你正在進行的工作中去;也不要做其它的很有吸引力的工作。　　　　4、一件工作轉手後，再調查一下你的工作安排次序，然後開始做下一件最爲重要的事情。　　　　5、早晨你上班前，當天首先要做的那件事所需要的資料都 要放在臺子上。　　　　6、經常查看你的臺子，保持臺子整潔。有個調查報告說，一位經理每天平均要花三個小時閱看和答覆信件。　　　　調查表明，大約有82%的經理說，他們沒有時間去翻閱同他們專業有關的書報雜誌，可是要跟上專業領域裏的發展形勢，對於管理都來說，這不能算是一個次要的事情。　　　　爲了儘快閱讀這些資料，採取他派閱讀任務的辦法比較有效。這種做法的好處包括：　　　　1、保證這些資料馬上在有關人員之間傳閱。　　2、使你的同事及時知道最新發展的情況。　　3、看過資料的人要圈出最重要的章節和註明它們在應用上的可能性。　　4、使你心中有個數，知道什麼資料對你的同事們最重要。　　5、你可以不再爲閱讀資料而苦惱，因爲閱讀的責任已分派到你的同事們身上，最重要的資料可以保證有人看過。　　　　桌面的整齊　　　　隨便把文件 攤開在桌上就離開座位的祕書，以及看到客人來時慌慌張張把文件收起來的祕書，都不是謹慎的祕書。　　　　一個謹慎的祕書應當做到：　　　　1、要離開座位之前，應把放在桌上的文件收拾好，或放在抽屜之後才離開。辦公時，看到客人來找自己，要衆容自如的把文件收起來，不過想要做好以上這種乾淨利落的動作，平常就要養成桌上東西好好整理起來的習慣。平常桌上只放工作需要的文件即可，要長時間離開座位或下班前，都要記得文件收到抽屜裏。不要客人一來，只顧收文件而把其他的重要文件露了出來，做任何事都要沉着，不要慌亂。　　　　2、必須能在一方面注意周圍的動靜，一方面也能安心的辦事。如果只注意埋頭做自己的事，對周圍的動靜一點都不關心，則往往客人已經站到自己面前，也還毫不察覺。　　　　像這種等客人讓在自己面前，開口問“對不起，請問這裏是不是總務科？”的時候，才知有客人來，慌亂中，“啪”的一聲把攤開的文件合起來，大家都會很不自然。所以一定要在客人還沒有來到自己桌前時就感覺到，而能鎮定地把文件先收起來。　　　　　　　　來源：祕書高效率工作手冊