祕書在公關活動中應做的工作 祕書基礎

一、組織專題公關活動　　　　在公關初期，公關活動的主要任務具有擴大組織的影響，提高組織的知名度，提高公衆對組織的認知程度，增加組織的吸引力;實施雙向的信息交流，有效地進行組織與公關對象之間的信息溝通。　　　　在組織推出新的產品、新的服務項目、新的經營方式時，要及時利用各種形式的公關活動進行宣傳介紹，消除公衆的觀望心理，誘導他們做斷的嘗試。　　　　在組織發展順利時，公關活動要宣傳已取得的成績，進一步擴大影響，強化組織在公衆心目中的良好形象。　　　　通過公關活動的開展，使組織付出的努力讓社會知道，在公衆的心目中樹立良好的組織形象，提高組織的競爭力。　　　　二、採集信息　　　　祕書人員應及時蒐集與組織發展密切相關的各種信息，並及時將信息和對信息的剖析反饋給組織的決策部門，提供決策諮詢和建議，以更好地發揮決策參謀作用。　　　　祕書人員應採集以下幾方面的信息：　　　　1、收集政府決策信息。政府的方針政策直接關係到組織的發展戰略和經營方針，因此祕書人員必須注意收集和研究政府的決策信息。　　　　2、收集法律法令信息。祕書人員應熟悉法律條文的修訂和頒佈情況，以便決策時依法規範自己的組織行業，幫助組織取得合法的權益，減少不必要的損失。　　　　3、收集新聞報道中與本組織有關的信息，以便及時將單位的新情況、新動向，通過新聞媒價傳播出去，吸引公衆的注意。　　　　4、注意收集公衆對組織的機構設置、管理水平、人員素質、辦事效率、服務質量，以及產品質量、品種、價格、包裝等方面的評價。只有把握組織在公衆心目中的整體形象方面的信息，才能對組織的發展作出正確的決策。　　　　5、公衆信息收集。要贏得公衆的信任與支持，必須瞭解公衆的需要和要求，瞭解他們的分佈情況，瞭解他們對服務或產品的意見等。　　　　6、祕書人員還要掌握競爭對手的情況，瞭解競爭對手的人員配備、技術力量、管理方式、產品質量、銷售服務情況、資金實力等方面的信息。　　　　三、做好組織內部的引導協調工作　　　　現代社會組織是一個開放式的系統，其各要素與社會環境之間的協同作用是非常重要的。　　　　因此，應教育引導內部員工珍視和維護組織形象，牢固樹立組織的公共關係思想。祕書人員要使廣大員工懂得，組織良好形象的建立，不僅僅是少數領導和公關人員的事，它需要全體員工工共同努力。　　　　1、樹立公衆利益第一的觀念；　　2、保質保量完成工作任務，爲社會提供優質產品或優質服務；　　3、使每一名員工都成爲一名公關人員，能積極主動地向外界公衆傳播介紹本組織的服務項目、服務方式、服務特點和各方面的成就，樹立良好的組織形象。　　4、教育和培訓員工懂得公共關係知識，掌握公關實務和技巧。　　　　四、做好組織處部的協調工作　　　　公共關係就是組織與社會環境之間的一種協調溝通機制，即運用各種協調、溝通的手段，爲組織疏通渠道、發展關係、廣交朋友、減少摩擦、調解衝突，爲組織的生存、發展創造“人和”的環境。　　　　　　　　來源：祕書高效率工作手冊