進出口管理系統規章制度(三) 規章制度
(第三部分)
裝船通知單?
1.依照境內訂單的規定交貨日期1個月至1個半月前開始作業，由裝押助理按外勤人員的報告或直接與工廠聯繫後填寫裝船通知單。?
送貨櫃場者：共四聯?
第一聯：寄工廠，由裝押助理寫好廠商信封交營業助理簽字後再送收發。?
第二、三聯：
(1)寄有關外務員，在第二聯上填妥確定出貨日期、
淨重、毛重、體積、未能如期交貨原因後寄回經理，再交裝押助理協
調安排出貨。
(2)如每一item超過美金5千元者，第二聯交有關科長，第三聯仍寄
交交外務員。?
第四聯：裝押助理存查。?
貨送倉庫者：填"送倉裝船通知單"，共二聯?
第一聯：寄工廠，由裝押助理寫好廠商信封交營業助理簽字後，再送收發。?
第二聯：裝押助理存查。?
如重要訂單未能如期交貨，得填寫"重要訂單逾期追問單"交有關科長協助處理。?
2.如境內訂單規定收到l/c後才通知生產者，收到l/c當日即發出裝船
通知單上註明"l/c已收到"船期通常以s/d期限前三星期爲宜。(彈性應用)(schedule delivery)?
3.如境內訂單規定須等樣品確實通過才生產者，當收到客戶確認或回電時，由營業助理填寫確認函交工廠，並將留底聯交有關裝押助理簽收，並在境內訂單裝運聯上登記後，再交回營業助理，以便安排船期。?
4.如出口美、日地區，應將經濟部商品檢驗局的原料來源加工處所切結書空白數份填妥，可隨同第一聯裝船通知單寄往工廠或交外務員蓋章填寫後寄回，以便向"經濟部"商品檢驗局申請產地證明書。?
5.需確實注意出口貨品是否含有須辦衝退稅進口零件，協調報關行後與有關工廠辦理手續。?
□ 催貨?
1.送貨櫃場之裝船通知單發出後一星期內如無迴音交貨，應立即會同營業助理向工廠或外勤業務人員催貨。?
2.退稅資料寄回本公司時，應先告知工廠填寫承辦人姓名，否則經常很多助理有同一家工廠的貨，退稅資料往往誤傳，而發生工廠不能退稅的麻煩。?
□ 收到倉庫送來的進貨單?
1.裝押助理收到進貨單應立即覈對所列之嘜頭、數量、包裝情況是否與境內訂單符合，如需更正即刻通知倉儲科長處理。?
2.收到進貨單後，需通知助理前往倉庫驗貨，並制訂"營業部訂單貨款支付覈准單"。? 3.如未通知送貨櫃場而擅自送到倉庫的，應扣運費。?
□ 簽訂s/o?
1.依據出貨明細表及境內訂單裝運聯所示大約材數計算體積重量。?
2.向擬裝運之船公司或報關行查詢是否確實簽到s/o(shipping order)。?
3.船期如有提前或延後，應立即與工廠聯繫務必配合。?
4.打s/o時須查覈是否每張均打，如有漏打，應立即補上，以免報關行在船公司重打，浪費時間。?
5.籤s/o的時間應提早一星期或兩星期，或事先以電話與船公司聯絡訂船位。?
6.如裝整臺貨櫃時，貨物實際重量不可超過船公司所規定的重量，如超過時應立即請示主管經理處理。?
□ 結關前?
1.如由倉庫裝貨櫃出貨者，應提前將出貨明細表一份交倉儲科科長，以便送貨(貨未到尚未驗貨，應在明細表上註明)。?
2.如由倉庫出卡車者，須在結關前二天將出貨明細表交押匯科長，以便及時通知卡車，貨未到或尚未驗貨必須在明細表上註明。?
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3.須密切注意倉庫出貨時間、車號、嘜頭、數量及送貨地點，等確定時應立即通知報關行。?
4.於船期結關前一日，確定出貨明細表之正確項目、數量，如所出之貨有配件印刷工廠的，須在出貨明細表上註明。?
5.打packing list六份，並於其中三份擡頭改成invoice並於其上註明每家工廠正確全名，統一編號、發票號碼，交營業助理核閱。並填寫出口登記本四聯，第二聯(財務)連同packing list三份和invoice二份送交押匯科長蓋章後，連同退稅資料交報關行，一份交會計科長，其中另一份invoice自行留底。?
6.出口登記本上所列規定送件日期及預計入帳日期，應填寫結關後七天，如有延誤應寫原因。?
7.送貨當天早上必須聯絡工廠確定出貨時間，卡車號碼及到達時間，等確定時立即通知報關行。?
8.結關當天如沒有工廠確定能夠出貨的把握者，須立即修改資料，勿將該貨報關。?
9.貨如未依時間送達，所發生海關費用及規費應有記錄，並於簽訂單支付覈准單時填上應扣數目，注意清款時扣除。?
10.裝押助理如當日有結關之貨，須算所有貨確實到達並報關完畢，纔可下班。?
11.裝押助理必須待進貨櫃場的貨確實已送達無誤纔可制"營業部訂單貨款支付覈准單"。
12.工廠的出貨發票一定要開送貨當天之日期、配件如分批出貨，亦需於每一次出貨(送貨)即開當天的發票，不可延遲於送貨後的日期。?
13.工廠如在貨未結關前，即已送達貨櫃場，而有需退貨物稅或關稅者，清款時一律暫時保留50%，並於貨款支付覈准單上註明此點。
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