進出口管理系統規章制度(一) 規章制度

　　(第一部分)
　　?□ 準備工作?
　　營業助理複查上次該客戶當面所交代或離京後來電或來函所應辦工作是否已完成，如未完成應速辦妥。?
　　1.營業助理對客戶所寄來擬在臺仿製的原樣品，如需準備(counter sample)或報價、確認樣品、印刷盒、紙套、標紙、標頭、陳列箱、說明書等資料，應立即準備齊全，如有問題不能解決，應立即向主管經理請示如何處理。?
　　2.營業助理需準備客戶所欲購項目的最新報價，以滿足客戶再訂購的需要。?
　　3.營業助理應客戶所需，代訂飯店房間，並於到京前一天應再與飯店聯絡，不可有誤。?
　　4.營業助理須通知裝押助理，最遲於客戶來京前一日備妥ool(outstanding order list)。?
　　5.如需採購部有關科長配合準備工作者，營業助理應即與其聯繫協調妥善，對大客戶來京應預告其到公司日期。?
　　□ 客戶當日工作?
　　1?如需到機場迎接，營業部助理應向總務科協調安排接機事宜，並應于飛機抵達前2小時與航空公司機場辦事處聯絡班機確定到達時間。必須提早5分鐘抵達機場或飯店將客人接來公司。?
　　2?如客戶需赴工廠察看，營業助理應事先與工廠聯絡，安排行程。?
　　3?如客戶需要遊覽名勝古蹟，營業助理應事先安排觀光行程。?
　　□ 客戶來公司當日?
　　1.赴機場或飯店接客戶前，營業助理應將有關資料、檔案、樣品等置於業務洽談室。?
　　2.如客戶需要飲料、食品等，營業助理應通知樣品室有關人員準備。?
　　3.如需採購部有關科長備詢時，營業助理應事先通知待命。?
　　□ 客戶接洽業務?
　　1.營業部經理及助理陪客戶挑選樣品。?
　　2.經客戶挑選的有興趣產品，營業助理應立即記錄詳細資料及產品編碼、規格、包裝明細、材數、最近工廠價格。如有必要，可與有關科長協調報價。如客戶系以c&f或cif條件採購者，應即計算所擬報單位數量的運費，如該產品客戶前曾購買者，則應記錄前次廠價與賣價。?
　　3.與客戶洽談中，對報價及客戶所特別要求的規格、形態、大小、尺寸、厚度、結構材料、顏色、包裝、質量、訂購數量等營業助理均應詳細列入記錄，必要時畫上該產品草圖。?
　　4.如客戶當日未能決定採購，須待數日繼續洽談時，營業助理應將所挑選出來的樣品，留條囑咐樣品室有關人員暫保留於業務洽談室架子內。以免下次洽談時重複挑選。(保留期限不得超過一星期)。?
　　5.如客戶不予洽談或已洽商完畢之樣品，營業助理應立即囑咐樣品室有關人員歸還原處。?
　　6.客戶如有任何詢問應即查覈答覆，如不能即時答覆，也應向客戶說明原因並告以何時答覆。?
　　7.與客戶洽談中，對客戶所交代之工作應於下次洽談前完成。?
　　□ 整理o/c或報價單?
　　1.應客戶需要，將洽談中有興趣的產品，營業助理與採購有關科長協調整理報價單，經主管經理核閱後打出交給客戶。?
　　2.客戶訂購產品，營業助理應於客戶離公司的當日或限期內將o/c單項總價及全部總價底稿整理妥當，呈主管經理核閱後，按o/c所需份數多加二份。如系c&f或cif時，o/c上之材數不予打出。?
　　3.營業助理，應立即覈對o/c是否與底稿相符，如有錯誤即自行修改確實無誤，然後抽出一份o/c請示經理後，開境內訂單，連同境內訂單裝運聯一併交裝押助理。?
　　4.所有寄境外信件，o/c或其他一切文件須由營業助理覈對，並在寄出之份上經理簽名處旁簽名，日期，送交主管經理髮出，但報關文件由營業助理於結關前自行覈對單價數量，必須在當日內完成。?
　　□ 開境內訂單時?
　　營業助理應時常查覈自存之o/c，並儘快請主管經理會同有關採購科長髮出境內訂單，並在存檔o/c及資料卡或price list上註明承製工廠、廠價、境內訂單號碼及日期。?
　　1.訂單上嘜頭可採用下列方式：?
　　(1)刻章。?
　　(2)打字。?
　　(3)由營業助理書寫清楚。?
　　2.如境內訂單上數量、價格、包裝、規格、嘜頭有變更時，即發出"訂單更改通知"，並與原境內訂單所留底聯裝訂一起。?
　　3.如系將境內訂單改開給另一工廠，則應於境內訂單留底聯、驗貨聯、裝運聯上註明"本訂單系原訂單××號重開，原訂單作廢"，並於存檔o/c聯及資料卡或price list上更改境內訂單號碼、日期、承製廠商名稱價格，但在工廠聯及籤回聯上絕對不可註明該訂單系重開，並立即將裝運聯直接交裝押助理。?
　　4.原境內訂單如系改開別家工廠時，須用特別編號，舉例如下：?
　　kr-1021 (此爲改開訂單號碼)?
　　k-1021 (此爲原訂單號碼)?
　　5.需燻蒸的貨，外箱上一定要打洞，應於訂單上特別註明，告知工廠。?
　　6.如系紡織品的訂單，亦應於訂單上註明需辦quota纔可出口。?
　　7.印刷品清款時，務必附上樣品纔可付款。?
　　8.訂單一個item在us$5000以上，營業部科長在時一定要讓科長簽字，才能寄出，如科長不在而急於寄出的訂單由營業部自行決定此訂單是否要由科長籤準才寄出，但如未經科長簽字的訂單，採購科長應協助出貨，而催貨則由營業部負責。?
　　9.凡向工廠催貨(包括配件及印刷品)一切成敗的責任由營業助理負責，但裝押助理協助催貨。