公司文件管理辦法 規章制度

爲了控制公司文件發放的適當範圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規定。
1、文件的發放：
（1）財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄範圍內發放的文件，各自安排發放和回收。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的文件，由辦公室安排專人統一發放和回收。
（2）各部門需辦公室安排發放文件時，必須將文件打印並複印好，由部經理書面寫明發放範圍、發放時間並簽名後送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發放人予以發放。
（3）任何文件，發放人須建立“文件發放回收登記表”。發放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立“文件發放回收登記表”，並由個人親自簽字接收。
（4）需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學習材料等），發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。
2、文件的更改：
（1）任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改後不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改（數據性或原則性的須報直屬部經理簽字認可），連同編制形成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放範圍及存檔予以更改。
（2）文件發放人根據更改字數多少和繁簡情況，可到現場爲原件人更改，也可以收回後予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，並在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。
3、文件的換頁：
（1）任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改並打印、複印好，由其部門負責人書面寫明換頁情況（屬數據性、原則性修改須部經理簽字認可）送原文件發放人，由原文件發放人根據原發放範圍予以換頁。
（2）所有需換頁的文件，由文件發放人統一換頁並註明執行時間，將原頁銷燬。
4、文件的回收、作廢：
（1）因公司制度彙總、部門調整、規劃變化等原因，造成原文件內容與新文件內容重複、衝突而失效的，由彙總部門或新文件編制形成部門負責人，安排原發放人予以回收。
（2）文件發放人在回收文件時，必須持“文件發放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名後回交。
（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。
（4）所有回收的文件均於回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷燬。
5、其它規定：
（1）任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面情況系統地進行修改，確保接口部門的相互配合。
（2）無論部門或公司發放的文件在發放前都必須在檔案室存檔備案。
（3）任何文件相關部門負責人接收後必須領學或傳達應執行的員工，認爲有必要複印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門複印按發放程序予以發放。不得私自複印下發，避免文件使用範圍失控，造成有效和無效版本的混淆。
（4）所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記註明，妥善保管，以便備查。
（5）發放文件屬討論稿的，討論人組織討論結束後須按時交文件編制形成部門。
（6）文件發放人必須將已使用的“文件發放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限爲三年。
6、任何人未經總經理批准，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切後果負責。
7、本規定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。