辦公用品管理辦法 規章制度

企業標準

辦公用品管理辦法 QG/XX12015002-2004
　
1 範圍

1.1本標準所指辦公用品爲（以下簡稱：股份公司）員工日常辦公所用文具（以採購部《辦公用品價目表》爲準）、辦公自動化所需用的耗材（含磁盤、色帶、墨盒等）以及其它特殊物品（櫃、臺、凳、特殊文具等）。
1.2本標準適用於股份公司本部，股份公司下屬全資、控股公司可參照執行。

2 職責

2.1祕書室負責辦公用品的歸口管理，每半年覈定一次辦公用品費用定額，實施定額管理。
2.2採購部負責外購辦公用品的採購。
2.3股份公司設立文具倉，負責辦公用品的入庫、保管、發放、建帳及部分特殊辦公用品的製作、發放、建帳、保管。
2.4人力資源部負責每半年覈定一次各部門（廠）應該領用辦公用品的管理人員和非管理人員人數，報送祕書室和相關部門（廠）。

3 規定

3.1辦公用品由部門（廠）統一領用，其費用按祕書室覈定定額標準執行。部門（廠）管理人員每人每月10元、非管理人員每月1元；其他特殊用品費用另計（用於印製生產報表所用的紙張，不列入辦公用品定額內）。一次性領用總額超過800元或單價在400元以上的，需經總經理批准。
3.2辦公用品費用（其他特殊物品除外）可月度間調劑使用，年底結算、考覈。


2004-07-15修訂 　　　　　 2004-07-28發佈3.3特殊物品需專題報告，經股份公司主管領導批准後，方可購買，不受定額
限制。
3.4打字室等公共使用的辦公用品應單獨做計劃，由祕書室審覈，紙張按各使用單位的實際印數攤入該單位辦公用品費開支，報股份公司主管領導審批。
3.5辦公自動化設備所需用的備品備件和入固定資產部分的用品，按設備工程部《非生產設備的管理》等有關規定辦理。

4 程序

4.1辦公用品的計劃審批
4.1.1採購部負責填報《辦公用品價目表》，公佈現採購的辦公用品價格，如有變動，應及時發佈。
4.1.2辦公用品（其他特殊物品除外）領用計劃每季度制訂一次，於每季度最後月份20日前，各單位根據人力資源部覈定的管理人員和非管理人員人數，按實際需要，本着節約原則，在定額範圍內制定本單位《辦公用品領用計劃》一式三份，經部門（廠）領導審覈簽名後，交祕書室；超過上述標準的，需經過股份公司主管領導審覈，並報送總經理批准。
4.1.3祕書室對各單位上報的《辦公用品領用計劃》進行審覈（覈定是否超定額，品種是否適宜）,並將審覈的各單位《辦公用品領用計劃》彙總成《辦公用品計劃費用匯總表》一式兩份（包括公共使用的辦公用品計劃），附一份各單位《辦公用品領用計劃》報股份公司主管領導審批。
4.1.4祕書室將經批准的《辦公用品計劃費用匯總表》、各單位《辦公用品領用計劃》一式一份，交文具倉；一份《辦公用品領用計劃》退回各部門（廠）作領用文具的依據；另一份《辦公用品計劃費用匯總表》及一份《辦公用品領用計劃》由祕書室留存。
4.1.5文具倉根據股份公司各單位《辦公用品領用計劃》，覈對庫存，彙總並整理成《股份公司辦公用品採購計劃》一式兩份，經文具倉的主管領導審覈簽名後，交一份給採購部採購，文具倉留存一份。
4.2辦公用品採購、儲存、發放、覈算考覈
4.2.1採購部根據文具倉制定的《股份公司辦公用品採購計劃》實施採購，並及時辦理入庫手續。
4.2.2採購部應將辦公用品採購的供方詳細列出，分別報公司和文具倉，如有變動應及時更改。
4.2.3 文具倉負責辦公用品的驗收、發放、保管，並按財務部的有關規定建立臺帳。
4.2.4每季度第一個月的8日後，各單位憑公司領導審批後的《辦公用品領用計劃》、領料單，到文具倉領取申領的辦公用品。倉管員對《辦公用品領用計劃》、領料單審覈後發放，並登入各單位領料臺帳。
4.2.5文具倉每年、季分別統計各單位實際領用文具的數量、費用總額，列表報祕書室，供考覈用。
4.2.6祕書室每年對各單位文具費用進行考覈，對超標單位進行減發。

5 其它

5.1文具倉應每月盤點，盤虧盤盈應查找原因，並向主管領導和祕書室彙報。
5.2祕書室對辦公用品的定額、採購、倉儲、領用進行全方位監督管理，對文具倉辦公用品進行監督抽查，對辦公用品使用情況進行月度通報。

6 文件與記錄

6.1《辦公用品價目表》　　　　　　表9401-1
6.2《辦公用品領用計劃》　　　　　表9401-2
6.3《辦公用品計劃費用匯總表》　　表9401-３
6.4《辦公用品採購計劃》　　　　　表9401-４