問題帳款管理辦法 規章制度

第一條 爲妥善處理“問題帳款”，爭取時效，維護本公司與營業人員的權益，特制定本辦法。 第二條 本辦法所稱的“問題帳款”，係指本公司營業人員於銷貨過程中所發生被騙、被倒帳、收回票據無法如期兌現或部分貨款未能如期收回等情況的案件。 第三條 因銷貨而發生的應收帳款，自發票開立的日起，逾兩個月尚未收回，亦未按公司規定辦理銷貨退回者，視同“問題帳款”。但情況特殊經呈報總經理特准者，不在此限。 第四條 “問題帳款”發生後，該單位應於二日內，據實填妥“問題帳款報告書”(如表5.1)，並檢附有關證據、資料等，依序呈請單位主管查證並簽註意見後，轉請法務室協助處理。 第五條 前條報告書上的基本資料欄，由單位會計員填寫，經過情況、處理意見及附件明細等欄，由營業人員填寫。 第六條 法務室應於收到報告書後二日內，與經辦人及單位主管會商，瞭解情況後擬訂處理辦法，呈請總經理批示，並即協助經辦人處理。 第七條 經指示後的報告書，法務室應即複印一份通知財務部備案，如爲尚未開立發票的“問題帳款”，則應另複印一份通知財務部備案。 第八條 經辦人填寫報告書，應注意： (一)務必親自據實填寫，不得遺漏。 (二)發生原因欄如勾填“其他”時，應在括弧內簡略註明原因。 (三)經過情況欄應從與客戶接洽時，依時間的先後，逐一載明至填報日期止的所有經過情況。本欄空白若不敷填寫，可另加粘白紙填寫。 (四)處理意見欄乃供經辦人自己擬具賠償意見之用，如有需公司協助者，亦請在本欄內填明。 第九條 報告書未依前條規定填寫者，法務室得退回經辦人，請其於收到原報告書二天內重新填寫提出。 第十條 “問題帳款”發生後，經辦人未依規定期限提出報告書，請求協助處理者，法務室得不予受理。逾15天仍未提出者，該“問題帳款”應由經辦人負全額賠償責任。 第十一條 會計員未主動填寫報告書的基本資料，或單位主管疏於督促經辦人於規定期限內填妥並提出報告書，致經辦人應負全額賠償責任時，該單位主管或會計員應連帶受行政處分。 第十二條 “問題帳款”處理期間，經辦人及其單位主管應與法務室充分合作，必要時，法務室得借閱有關單位的帳冊、資料，並得請求有關單位主管或人員配合查證，該單位主管或人員不得拒絕或藉故推拖。 第十三條 法務室協助營業單位處理的“問題帳款”，自該“問題帳款”發生的日起40天內，尚未能處理完畢，除情況特殊經報請總經理覈准延期賠償者外，財務部應依第十四條的規定，籤擬經辦人應賠償的金額及償付方式，呈請總經理覈定。 第十四條 各員銷售時，應負責收回全部貨款，遇倒帳或收回票據未能如期兌現時，經辦人應負責賠償售價或損失的50％(所售對象爲私人時，經辦人員應負賠償售價或損失的100％)。但收回的票據，若非統一發票擡頭客戶正式背書，因而未能如期兌現或交貨尚未收回貨款，而不按公司規定作業，手續不全者，其經辦人應負責賠償售價或損失80％。產品遺失時，經辦人應負責賠償底價100％(以上所稱的售價如高於底價時，以底價計算)。上述賠償應於發生後即行簽報，若經辦人於事後追回產品或貨款時，應悉數繳回公司，再由公司就其原先賠償的金額依比例發還。 第十五條 本辦法各條文中所稱“問題帳款發生之日”，如爲票據未能兌現，係指第一次收回票據的到期日，如爲被騙，則爲被騙的當日，此外的原因，則爲該筆交易發票開立之日起算第60天。 第十六條 經覈定由經辦人先行賠償的“問題帳款”，法務室仍應尋求一切可能的途徑繼續處理。若事後追回產品或貨款時，應通知財務部於追回之日起4天內，依比率一次退還原經辦人。 第十七條 法務室對“問題帳款”的受理，以報告書的收受爲依據，如情況緊急時，得由經辦人先以口頭提請法務室處理，但經辦人應於次日補具報告書。 第十八條 經辦人未據實填寫報告書，以致妨礙“問題帳款”的處理者，除應負全額賠償責任外，法務室並得視情節輕重籤請懲處。 第十九條 本辦法經總經理覈准後公佈實施，修正時亦同。 表5.1問題帳款報告書