全過程會議禮儀 祕書基礎

一、會議禮儀--會議前

請你回顧一下自己的工作狀態，除了在自己工位上的時間、電話溝通的時間會多一些，還有哪種溝通方式多一些？這就是會議溝通。下面我們就來談在會議當中應該注意哪些禮儀。
按參會人員來分類，會議基本上可以簡單地分成公司外部會議和公司內部會議。公司外部會議，可以分成產品發佈會、研討會、座談會等　　　　
　　
內部會議包括定期的工作周例會、月例會、年終的總結會、表彰會，以及計劃會等等。
　　
我們以外部會議爲例，講一講商務禮儀中需要關注的一些細節。將會議分成會議前、會議中、會議後。
　　
在會議前的準備工作中，我們需要注意以下這幾方面：
.ｗｈｅｎ－會議開始時間、持續時間 .ｗｈｅｒｅ－會議地點確認 .ｗｈｏ－會議出席人 .ｗｈａｔ－會議議題
.ｏｔｈｅｒｓ－接送服務、會議設備及資料、公司紀念品等　
ｗｈｅｎ－時間，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。
ｗｈｅｒｅ－地點，是指會議在什麼地點進行，要注意會議室的佈局是不是適合這個會議的進行。
ｗｈｏ－人物，以外部客戶參加的公司外部會議爲例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。
ｗｈａｔ－會議的議題，就是要討論哪些問題。
ｏｔｈｅｒｓ－會議物品的準備，就是根據這次會議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。
二、會議禮儀--會議中
　　
在會議進行當中，我們需要注意以下這幾方面：
　　
（１）會議主持人
　　
主持會議要注意.介紹參會人員.控制會議進程.避免跑題或議而不決.控制會議時間　
　　
（２）會議座次的安排
　　
一般情況下，會議座次的安排分成兩類：方桌會議和圓桌會議。
　　
一般情況下會議室中是長方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會議，方桌可以體現主次。
　　
在方桌會議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領導，那麼他一般坐在這個長方形的短邊的這邊，或者是比較靠裏的位置。就是說以會議室的門爲基準點，在裏側是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側來就坐，主人坐在會議桌的右邊，而客人坐在會議桌的左邊。　　
　　
還有一種是爲了儘量避免這種主次的安排，而以圓形桌爲佈局，就是圓桌會議。在圓桌會議中，則可以不用拘泥這麼多的禮節，主要記住以門作爲基準點，比較靠裏面的位置是比較主要的座位，就可以了。
三、會議禮儀--會議後
　　
在會議完畢之後，我們應該注意以下細節，才能夠體現出良好的商務禮儀。主要包括：
　　
.會談要形成文字結果，哪怕沒有文字結果，也要形成階段性的決議，落實到紙面上。
.贈送公司的紀念品。 　　
.參觀，如參觀公司，或廠房等。　　
.如果必要，合影留念。