事業單位文祕基礎知識
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由於機關級別和類型不同，祕書工作內容也不盡相同。級別層次高的機關，祕書工作內容廣泛，分工細緻，各項工作的專門化特色比較明顯;而在基層單位，祕書工作任務繁重，但是人員編制少，分工不細緻，因此，祕書人員又具有“多面手”的特點。
一、祕書工作的內容
(一)祕書工作領導機關及其領導者的工作內容
1.機關辦公廳(室)的基本任務
辦公廳(室)屬於祕書工作部門，是機關工作正常運轉的樞紐。它的出現是祕書工作發展的必然結果。中外領導機構或高級領導人都設置辦公廳或辦公室。它的主要任務是協助它所直屬的領導機關完成各項領導工作，尤其是爲領導機關制定和實施決策服務。
辦公廳(室)的任務主要分爲兩大部分：一是政務服務，包括辦文、辦會、文檔管理、代擬文稿、綜合協調等，這就是人們通常所說的祕書工作;二是事務服務，主要是後勤服務保障工作。
2.祕書長、辦公廳(室)主任的基本任務
祕書長和辦公廳(室)主任兼有祕書工作領導人和祕書人員的雙重身份。根據1951年中央人民政府批准頒發的《政務院關於各級政府祕書長和不設祕書長的辦公廳主任的工作任務和祕書工作機構的決定》，各級政府機關的祕書長或辦公廳主任主要承擔以下任務：第一，協助首長綜合情況、研究政策、推行工作;第二，協助首長密切各方面的工作關係;第三，協助首長掌管機關內部的統一戰線工作;第四，協助首長掌管保密工作;第五，協助首長掌管機要工作;第六，主持日常行政事務(包括公文處理、會議組織、檢查和督促政府決議的執行等事項);第七，掌管機關事務工作。
因此，祕書長和辦公廳主任的工作任務，可以總結爲“既要參與政務，又要掌管政務”兩個方面。而其中第一至第五項工作是需要協助首長完成的，具有明顯的參與政務性質;而第六、七項工作則主要是掌管機關日常事務，具有明顯的事務性特色。政務院的這些規定，雖然是針對我國祕書工作高層領導者和領導機構而言的，但是卻爲全國祕書部門應當承擔的主要工作內容確定了基本格局。
(二)祕書工作的主要內容
1.擬定、辦理公文
擬定公文是指根據領導者意圖和領導班子的決定精神起草公文或在領導者主持、指導之下，起草領導講話稿。
擬定公文是祕書工作的傳統職能。現代社會，擬定公文更成爲祕書工作的一項極其重要的日常工作。因爲公文具有發佈政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴肅的工作，祕書人員應該以高度的責任心對待。
辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進行的全部工作，反映了公文在機關內部處理的全過程。
辦理公文是祕書工作中一項最基本的工作內容，大致可以分爲發文處理和收文處理兩類。其中，發文過程包括擬製、核籤、繕印、審覈、簽發、立卷、歸檔等主要環節;收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環節。在日常工作的發文和收文過程中，祕書人員都要按照黨和政府頒佈的公文處理條例、法規和標準辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過程的嚴謹、規範、優質、高效，爲公文發揮應有的效能創造條件。
2.辦理組織會務
辦理組織會務簡稱辦會，是指機關祕書部門或臨時設立的會議祕書機構辦理與會議有關的各類具體事務，目的是爲領導人開好會議做會前、會中和會後的各種綜合輔助性服務。辦會過程中應主要做好以下工作：一是會議議題的協調與安排，應與各方面協調聯繫，將會上討論決定的事項預先整理形成文件形式後，再將其中已經立題的成熟文件交給主管領導，決定是否提交會議討論;二是會議的統籌安排，即從整體上安排好會議的各項方面事宜，如會議時間、地點、議程、參加人員、會場佈置等;三是會議文件材料的印發、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會議期間的各項服務;五是會議善後工作，如整理會議記錄、編寫簡報和會議紀要、督促檢查會議決策的落實等。
3.調查研究工作
調查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領導關心和急需解決的有關問題，調查瞭解相關情況，並進行分析研究，寫出調查報告呈交給領導機關或領導人。這是發揮祕書工作的參謀、助手職能，直接爲領導決策服務的一項重要工作。
每一項調查研究均應做好調查準備、調查實施和調查總結收尾這三個階段的工作。其中，準備階段應根據領導工作的需求確定調查題目，擬製提綱;實施階段要注意選準調查研究對象，採用多種方式，廣泛蒐集、認真整理、深入研究調查得來的材料;總結收尾階段就是對調查研究工作進行整體分析，在以前階段工作的基礎上，寫出調查報告。
4.信息處理工作
祕書信息處理工作是指按照黨政領導機關工作的要求，採集與處理信息，爲領導正確決策和實施決策服務的一項工作。凡是領導工作中要掌握的各種動態、情況以及實際工作領域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集並及時反饋給領導部門。
開展信息處理工作首先要建立和健全信息網絡，這是搞好信息處理工作的基礎;其次要建立一支德才兼備、思路開闊、反應敏捷，具有較強的觀察和分析問題能力的信息員隊伍;最後要實現信息處理工作手段的現代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應確保信息的收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本環節的工作質量。
5.溝通協調工作
對祕書工作而言，溝通協調工作的內容極爲廣泛，依據協調對象劃分，有對上的協調(即對領導者之間和領導機關之間的協調)、對下的協調、同級之間的協調、上下級雙方的協調、同屬部門的協調、業務工作的協調等，而其中最常見的是業務工作的協調，如會議協調、公文活動協調、事項協調等。總之，凡是與領導決策和指導工作有關事項的協調，均屬於祕書工作的業務範圍。開展祕書協調工作時，可以利用的方式有電話協調、送文上門協調、請人進門協調、登門拜訪協調、召開會議協調等。
6.信訪接待工作
信訪接待工作是處理羣衆來信和接待羣衆來訪工作的總稱，是各級黨政機關、企事業單位、社會團體的祕書工作的一項經常性的重要工作。收到羣衆來信，要及時拆封，認真閱讀，做好摘記，準確交辦，按“分級負責，歸口辦理”的原則妥善處理或轉交有關部門辦理。有羣衆來訪時，要熱情接待，認真聽記，恰當處理。
7.監督檢查工作
監督檢查工作的主要內容分爲三個方面，即對黨的路線、方針、政策和黨政機關工作部署落實情況的督促檢查;對領導人批辦事件承辦情況的督促檢查;對文件和會議事項的督促辦理。監督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實地調研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下瞭解情況，向上反映情況。
8.公務接洽工作
公務接洽工作是指辦理領導機關、平行單位、下級組織與本機關聯繫公務事宜的接洽工作。這是黨政機關、企事業單位、社會團體均不可缺少的一項工作，是作爲機關“窗口”的祕書工作經常性的重要工作內容，主要包括：承辦處理各機關單位直接派人或通過電話形式來本機關商洽或聯繫的公文事宜，有協助聯絡公務，安排領導人接見，答覆詢問，落實承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項。爲確保公務接洽工作的順利進行，祕書人員應做到忠於職守、認真執行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話記錄。同時，還應熟悉領導者情況，與有關部門保持密切聯繫。此外，還應善於處理人際關係。
除上述之外，祕書工作還包括管理日常事務、機要保密、文書立卷與歸檔、領導公務活動安排、領導臨時交辦事項等。在日常工作中，祕書工作人員均應以認真負責的態度，保質保量，切實做好領導交辦的各項工作和任務。
二、祕書工作的作用
祕書工作在領導機關和機關工作中，只有負責管理日常事務的責任和義務，沒有決定權和指揮權。但是，由於其所處的特殊地位及其所承擔的重要工作，決定了其具有下述作用：
(一)建議參謀作用
這方面的作用主要表現在領導決策的過程中。首先，祕書工作人員需要在決策的準備階段做好調查研究工作，整理相關信息和資料，爲領導決策提供科學可靠的依據;其次，在進行實施方案的選擇過程中，祕書人員可以根據所掌握的信息和資料進行分析研究，並憑藉自己的經驗，爲領導者提供有參考價值的材料、建議或方案;最後，在領導制定決策後，對於如何實施決策以及決策實施過程中產生的一系列新情況、新問題應如何處理，祕書人員也可提供參考意見或反饋信息。除了爲領導者的決策發揮建議參謀的作用之外，祕書人員在擬寫文件、提供辦事和辦會預案、提供辦事的建議、綜合處理信息等工作中，也需要充分運用自己的聰明才智，努力發揮爲領導者提供建議和參謀的作用。
(二)事務助手作用
祕書人員所起的事務助手作用更多的是指祕書人員輔助領導做好決策工作以外的具體事務性工作，使領導者有更多的時間和精力主抓大政方針問題，做好科學決策事項。祕書工作的助手作用主要體現在下列各方面的工作：一是做好日常的文書處理、會務和檔案管理工作;二是做好文件信息的加工篩選工作;三是做好領導臨時交辦的工作;四是做好公務接洽、信訪接待和領導活動安排工作;五是做好領導人某些必要的生活服務工作等。此外，祕書人員還應當充分發揮主動性，積極做好各方面的服務工作，爭取成爲領導的得力助手。
(三)中心樞紐作用
每一個機關、團體、企事業單位都擁有一套指揮管理系統。而祕書工作部門則正處於這套系統的中樞位置，發揮着其他職能部門不可替代的中心樞紐作用。領導集體或者領導者個人的決策、指示，都要通過祕書工作傳遞給實施單位。因此，祕書工作是否健全完善，其工作是否運轉自如，直接關係到機關工作能否正常運轉。因此，必須充分發揮好祕書工作部門的中心樞紐作用，真正做到“上情下達，下情上達”。
(四)統籌協調作用
統籌協調工作是祕書工作中的一項重要內容，也是祕書工作的一項重要職能，主要體現在三個方面：第一，在領導決策中發揮協調作用。決策前，領導者大都責成祕書人員對於要決策的問題組織或協同有關部門進行調研論證;決策後，祕書人員還要協同相關部門做好信息反饋工作，調查各有關實施單位對於決策的具體落實情況，保持工作運行的暢通。第二，對於日常工作中難以解決的重要問題，祕書人員還要秉承領導思想同時協調各方力量，抓緊解決和落實。第三，在日常辦文、辦會、辦事過程中，哪些環節出現矛盾，一般均需要祕書人員按照領導的指示同各方協調關係，促進決策的落實。
(五)形象窗口作用
在日常工作和各種交往中，祕書人員需要經常代表機關或領導人出面，例如內外聯繫、洽商公務、羣衆信訪、迎來送往等事宜均需要由祕書出面完成。而對外行文、組織會議、安排領導人的公務活動，更是祕書形象窗口作用在工作上的反映。因此，一個機關的形象及其工作面貌、工作作風、領導者的形象等都與祕書工作的形象窗口作用有着非常密切的聯繫，祕書人員在日常工作和生活中要堅決抵制“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的官僚作風和習氣。
祕書工作的性質和地位決定了祕書工作是機關工作中各種信息的主要集散地，因此，祕書工作成爲方便領導工作和機關工作的“信息庫”和“資料庫”，隨時向領導者提供信息諮詢和服務。因此，祕書人員常常需要主動進行調查研究工作，及時地採集和收錄各種有用信息，向領導提供需要了解和掌握的各種動態信息，做好領導的各項輔助和服務工作。
三、祕書工作的性質
祕書工作是因領導工作的需要而存在的，屬於機關工作的一部分。要想準確理解祕書工作的性質，需要將其放在領導工作和機關工作的領域來觀察和認識。
(一)祕書工作的輔助性
祕書工作的輔助性是指祕書工作在領導工作中所具有的輔助性。祕書工作的產生具有必然性，它是由於統治階級和領導羣體爲了滿足其自身工作運轉需求而產生的。這就決定了祕書人員在處理解決任何問題的時候，都需要根據領導者的意圖和需求來做，而不是代替領導者作出決定。即使祕書人員對某些問題提出瞭解決方案，這些方案也需要經過領導機關權衡確定後才能執行。祕書工作機構或祕書人員只能站在輔助的位置上行使職能，既不能缺位，也不能錯位，更不能越位。祕書工作人員需要對自身進行準確定位，努力發揮好祕書工作在領導工作中的參謀輔助作用。
(二)祕書工作的樞紐性
祕書工作的樞紐性是指祕書工作在機關工作中具有樞紐性作用。由於祕書工作部門是整個機關工作正常運轉的必要條件和組織保障，因此只有祕書工作井然有序，高質量、高效率地運轉，才能夠實現整個機關工作的各項職能，做到上情下達、下情上達、左右協調、步調統一，並帶動職能部門同步運轉。這種樞紐與核心地位決定了祕書工作的重要性。
(三)祕書工作的機要性
祕書工作是一項機要性很強的工作，這點主要是針對祕書工作的具體內容而言的。漢語中“祕書”一詞，包含有“祕密”的意思，而英語中的“secretary”(祕書)一詞中的詞幹“secret”，意思也是“祕密”。因此，單從“祕書”一詞的字面意思就可以反映出祕書工作的機要性。由於祕書工作是輔助領導工作的，而各級領導中樞都是機密核心。祕書部門是各級領導中樞的綜合辦事機關，祕書人員在領導身邊工作，必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領導人的祕書，由於掌握更多的重要情況，其機要性更強。
(四)祕書工作的政治性
祕書工作的政治性是針對祕書工作人員本身而格外強調的。這是因爲祕書部門處於核心要害部門，祕書人員在領導身邊工作，接觸到工作中的機密核心文件也會很多。這就需要在對祕書工作人員的選拔和任用上要格外慎重，要求其能夠做到政治上絕對忠實可靠，有高度的保密觀念，嚴格遵守保密紀律，嚴守各種機密。此外，我們黨和國家對祕書人員的選用條件還專門制定頒發了機要祕書工作的規定，其中，任用前要進行政治審查，任用後要經常進行保密教育，都是出於祕書工作的客觀現實需要。
四、祕書工作的職能
(一)事務性助手職能——協助領導處理各種事務
祕書部門的一個重要職責就是協助領導處理各種日常事務，保證領導機關與領導活動能夠高效運轉。事務性工作是任何機關都無法迴避的。比如公務往來或會議上使用的大量文稿需要有人撰寫和處理;工作中的許多問題需要通過採集信息和調查研究才能解決;推進工作的過程中有許多環節出現矛盾，需要有人進行協調處理;還有接待信訪、機要、交通、接聽電話、值班等工作，這些工作均需要耗用大量的時間和精力，但是這又屬於祕書部門的基礎性工作，也是祕書部門最頻繁的工作內容，因此，祕書部門要爲領導辦好這些工作，使其可以從瑣碎的日常辦公事務中脫身，集中更多的時間和精力處理全局工作或者研究解決重大政策性問題。
(二)智能性參謀職能——幫助領導制定正確決策
在新時期下，祕書工作除了要做好日常各項事務性工作外，更要大力加強和發揮好參謀作用，加強信息調研和監督檢查工作的力度，爲領導決策的科學化提供有效的服務。祕書工作的參謀職能是在辦理包括各類事務性工作的過程中體現出來的，尤其是在調查研究、信息處理、公務督查、綜合協調等工作過程中，祕書人員需要根據瞭解和掌握的有關情況，及時向領導提出工作建議，提供決策的參考信息和依據，或者回答領導提出的相關問題，爲領導機關的決策活動提供信息服務。
祕書工作的參謀和助手職能是從祕書工作的整體性而言的，滲透並體現在祕書人員爲領導辦文、辦會、辦事這“三辦”的大量具體事務性的工作過程中。脫離具體的工作，祕書工作的參謀和助手職能也就成爲“空中樓閣”。因此，祕書工作需要切實當好領導的參謀助手，腳踏實地地做好爲領導服務的工作。
五、祕書工作的特徵
(一)祕書工作的本質特徵
祕書工作與其他工作的本質區別在於祕書工作從屬於一定的領導機關或領導者，併爲領導工作提供綜合輔助性服務。因此，綜合輔助性服務是祕書工作的本質屬性。其具體體現爲：(1)所有祕書工作都要圍繞領導工作展開。領導工作涉及哪裏，其工作範圍就要擴展或延伸到哪裏。(2)能夠參加領導班子的各種會議並共同研究問題，並提出各種解決問題的方案，但是隻有發言權而無表決權，更無決定權。(3)祕書人員在處理任何問題時，一般只能根據領導的意圖和指示的精神辦理，不能超越職權範圍自作主張。
(二)祕書工作的一般特徵
祕書工作除了具有綜合輔助性服務這一本質屬性外，還具有政治性、被動性、綜合性、全面性、事務性、靈活性的特點，這些特徵是由其本質特徵所決定的、爲各類祕書工作所共有的特徵，具體體現爲：(1)政治性。由於我國的祕書工作是爲人民政權服務的，與黨和國家的根本利益密切相關，因此，祕書工作具有強烈的政治色彩。(2)被動性。主要體現爲兩點：一是祕書的工作根據領導的需要來安排;二是凡是無法分解到具體部門的工作都由祕書工作來承擔。(3)綜合性。這是由於祕書部門作爲綜合性服務部門的性質所決定的。(4)事務性。這是由祕書部門所處理的工作內容來決定的。(5)靈活性。這是因爲祕書工作經常會遇到突發情況，要求祕書能夠具備很強的變通能力，從而靈活處理問題。
六、祕書工作的規律
(一)祕書工作的基本規律
1.領導工作對綜合輔助性服務的需求是祕書工作存在的客觀基礎
祕書人員提供的綜合輔助性服務與領導者對綜合輔助性服務的需求之間，本質上是一種供求關係。其中，領導工作的“需求”居於支配和主導地位，而祕書人員的“供給”則處於服從和次要地位。因此，領導工作的“需求”是祕書人員的“供給”，即祕書工作賴以存在的客觀基礎。
2.祕書工作高質量的綜合輔助性服務是領導工作正常開展的必要條件
由於領導工作對綜合輔助性服務的需求是嚴格限定在公務活動的範圍之內的，主要是指領導者在實施領導行爲的過程中，需要祕書人員輔助完成的公共事務。隨着新時期的發展，領導工作所面臨的矛盾和問題漸趨複雜化，因此，祕書人員高質量的綜合輔助性服務是領導工作正常開展的必要條件。
3.不斷滿足領導工作對綜合輔助性服務的需求是推進祕書工作的根本動力
設立祕書部門是領導工作對綜合輔助性服務的客觀需求。隨着這種需求的日漸強化，將會對祕書部門的服務水平提出更高的標準和更嚴的要求，這必然推動祕書工作向新的水平邁進和發展。所以，不斷滿足領導工作的需求是推進祕書工作的根本動力。
4.領導者對綜合輔助性服務的滿意程度是檢驗祕書工作水平的主要標誌
領導者對於綜合輔助性服務的期望是“沒有最好，只有更好”。而從祕書工作的價值角度來看，一切活動均是爲了確保領導職能的正常運轉。領導對祕書人員提供服務的滿意程度越高，領導工作績效越明顯，祕書工作的價值就越大。因此，領導對綜合輔助性服務的滿意程度是檢驗祕書工作水平的主要標誌。
祕書人員要深刻認識祕書工作的普遍規律，正視祕書工作的服務水平與領導工作的服務需求之間的矛盾，明確祕書工作的重要價值，更好地爲領導做好綜合輔助性服務。
(二)祕書工作的具體規律
祕書工作具體規律實質上是祕書工作基本規律的具體表現，其主要體現爲下述三點：
1.祕書參謀活動的規律
所謂祕書的參謀活動是指以出謀獻策爲手段，以輔助領導決策爲目的。祕書部門在行使參謀職能時應當注意以下規律性認識：(1)將祕書參謀職能寓於具體工作中。(2)祕書參謀方向必須與領導決策目標保持同一性。(3)祕書參謀內容必須與領導決策需求相一致。(4)祕書參謀方法必須與領導決策特徵相適應。
2.辦公室日常運轉的規律
辦公室作爲祕書工作的主要場所，處於中樞地位。辦公室的工作既有程序性、穩定性的一面，又有隨機性、靈活性的一面。在日常運轉工作中，應注意以下規律：(1)區分辦公室工作的輕重緩急。(2)增強辦公室工作的質量和效率意識。(3)優化辦公室環境氛圍，塑造健康的辦公室文化，增強辦公室工作人員的凝聚力和向心力。
3.祕書寫作活動的規律
寫作作爲祕書人員的一項經常性工作，體現了祕書人員發揮參謀和助手作用的重要職能。在祕書寫作實踐中，經過人們逐漸總結和摸索，形成了以下一些規律性的認識： (1)祕書人員的知識、能力、素質水平，要與“以文輔政”的職能相適應。(2)祕書人員的思想觀點，要與領導者的思想意圖相統一。(3)祕書寫作的內容，要與領導工作的要求相合拍。(4)祕書起草文稿的風格，要與領導者風格、個性相協調。(5)祕書起草文稿的表達，要與領導立意相吻合。
祕書的寫作行爲和文稿質量，必須以符合領導工作需求爲本質。高質量的公文文稿，對於推動領導工作，實現領導職能起着舉足輕重的作用。
此外，在祕書調研、公務督查、綜合協調、會議服務、信息服務等祕書專項活動中，均包含着各自的規律性。祕書人員要透過紛繁複雜的工作內容，不斷摸索和掌握祕書工作的內在規律，並自覺用於指導實踐活動。
