文祕如何做好自己的工作

做好文祕工作需要耐心，細心，要想的周到。小編整理了文祕如何做好自己的工作，歡迎欣賞與借鑑。

一、超前預測

“善戰者勝於未戰。”超前預測是立足於過去和當前，通過對已知情況的定性定量分析，判斷未來狀態的一種思維過程。要求在沒有問題的時候就想到問題的出現，沒有危險的時候就想到危險的降臨，矛盾未顯現的時候就想到矛盾的激化，也就是《周易》中所說的“安而不忘危，存而不忘亡，治而不忘亂”。超前預測要遵循軍事謀略學中的“最大預期原則”和“最小阻力原則”。前者即戰略目標的科學定位，後者即選擇一條最容易走向目標的路線。雖然不可能人人都成爲謀略家，但是人人都應該不斷提高超前思維的能力，使自己的意見和建議具有預見性。

作爲領導身邊工作人員，要通過把握趨勢，深刻剖析，預測當前展開的重大工作的多種結果，及時提出有前瞻性、創造性的建議，協助領導駕馭全局。特別是在執行重大任務前夕以及階段性總結部署工作時，更要把握時機、超前預測，與領導的思考同頻共振，爭取工作步步主動。

二、隨機提醒

要緊貼領導需求，及時準備、快速反應，隨時隨地向領導提出意見建議。尤其要注意以下時機：

(1)上級、領導和機關新決策、新任務、新指示剛下達時；

(2)本級和機關研究制定重大決策部署時；

(3)執行急難險重任務或任務突發變化時；

(4)領導之間在問題處理上有些不同看法需要統一認識時；

(5)領導在個別具體決策或工作中出現意外疏漏時；

(6)本單位或兄弟單位發生重大事故、案件和嚴重問題時。

此時，要根據工作的階段特點和事物的發展變化，善於發現和迅速抓住出主意的切入點、着力點和關鍵點，想領導所想、急領導所急、補領導所需，這樣才能成爲領導強有力的左膀右臂。

三、諮詢建議

對專業性較強、領導正在考慮的問題，要善於藉助“外腦”，通過諮詢該領域的專家、到相關成功單位調研請教等方式，及時向領導提供專業性、背景性、參考性建議，幫助領導進一步堅定決心或再次論證決策。還可以通過適當宣傳在領導心目中具有權威力量的上級重要指示、有關規定和理論思想，協助領導糾正在某一點上不夠正確的意見。

在提出諮詢建議時，要注重站在領導的角度考慮問題。著名的《諫逐客疏》中，李斯作爲一個被放逐的對象，並沒有強調逐客令對異國人才的打擊，也沒有強調異國人才對秦國的奉獻，而從秦國利益出發，注重強調如果驅逐了異國人才，秦國將蒙受什麼損失，同時秦國的敵國將得到什麼好處。秦王志在統一天下，或許並不關注國內得失，但很在意敵國力量的消長。李斯的諫書正說到了秦王的痛處，秦王即使再討厭國外人士，也不再反駁了。

四、提供資料

在醞釀、論證重大決策，佈置實施重大任務之前，應將領導關心或應瞭解的相關資料與信息，儘可能地收集完整，加以分類，必要時做摘記、標記，適時提供給領導閱看，使領導能以較少的時間獲得更多的重要信息和啓示，及時作出正確決斷。對領導不夠準確的意見可不直接或正面提出不同看法，而是提供翔實的相關真實情況，讓領導自行糾正不夠正確的意見。還可以通過介紹兄弟單位的先進經驗或發生問題的教訓，進一步協助領導打開思路。

需要注意的是，向領導反映情況、提供數據、提出建議，都直接關係到領導的決策，責任重大，必須做到認真、嚴密、慎重，尤其要認真核實清楚，不能聽風就是雨，將未經覈實的資料、信息向領導報告。要理解基層的難處，多送炭、多補臺，不吹毛求疵，不火上澆油，不落井下石。特別是涉及對單位和個人的評價時，一定要出於公心，實事求是，既不誇大，也不縮小，決不能以個人好惡妄加評論，更不能抱着個人恩怨信口讒言。

五、比較優選

比較優選法是確定事物之間共同點和差異點的方法，是一種通過把性質、特點相同相近的事物或性質特點不同甚至相反的事物放在一起加以比較，從而證明論點並擇優選擇的方法。世界上即使很相似的事物之間也存在着差異。差異往往反映着事物的特徵和現象的本質。善於抓住不同的事物，善於抓住同一事物不同階段的變化，比較它們之間的異同，尋找造成差異的原因，常常會有所發現。

俄國著名教育學家烏申斯基曾說:“比較是一切理解和思維的基礎，我們正是通過比較來了解世界的一切。但比較要在同等條件下，不能以偏概全。”

陳雲同志是比較優選法的大師。用他自己的話講，“交換、比較、反覆”是辯證法，是達到“不唯上、不唯書、只唯實”的基本途徑。他認爲，“所有正確的分析，都是進行比較的。這是‘試金石’的方法。通過比較，可以弄清楚事物的本質”，決策時“必須作出幾個比較方案，擇優選用”。因此，陳雲同志無論作什麼決策，一般都拿出至少兩個以上的方案進行比較，以便從廣泛的角度尋求最佳方案。1953年統購統銷的決策，就是先提出可供選擇的8種方案，然後經過反覆比較後得出的。

在比較的基礎上，還可以通過通盤謀劃、優長比對，明確所出主意的上策、中策、下策排列，供領導權衡決策。在戰爭年代，葉劍英對身邊的參謀人員要求非常高、非常嚴。參謀人員接到一個戰情報告後，不能簡單地拿原始狀態的東西來給他彙報。他要求參謀人員動腦子分析它的可靠性、重要性，提出應該怎麼處置，而且要求對重要和複雜的問題提對策，必須有上中下三策。這是逼着參謀多動腦子，加深對戰場戰況的分析判斷，去粗取精，去僞存真；運用謀略，結合戰況，分析各種對策利弊長短。不但參謀人員自身得到鍛鍊提高，也使領導得到多種方案以便優選，增強了決策的科學性。

六、漫談聊天

出主意必須讓領導知悉和認可，但讓領導知悉認可並不侷限於在辦公室和會議桌，可以不分時間、地點、場合，在領導空閒、環境氛圍適宜時，以漫談聊天的形式，有意識地和領導交流某種思想認識，介紹相關情況，輔助領導瞭解民意、掌握實情、把握輿論、正確決策。

需要注意：聊天說地有準頭，事事有根有據；

介紹情況有分寸，防止以偏概全；

漫談人事有原則，不說他人閒話；

諫言獻策有韜略，隨意笑侃皆有理。

實踐證明，漫談聊天，潤物細無聲，“進諫”成功率很高。《戰國策》記載的《觸龍說趙太后》，是漫談聊天進諫成功的經典故事。當時趙國遭秦國急攻，求齊國救援，齊國提出“必以長安君爲質，兵乃出”。執政的趙太后愛子心切，斷然不肯，說“有復言令長安君爲質者，老婦必唾其面”。趙國危在旦夕了。老臣觸龍去見滿臉怒氣的趙太后。他先拉健康、飲食等家常，噓寒問暖，平息了趙太后怒氣。然後以自己爲小兒子求宮廷衛士之職、疼愛兒子的行爲，讓趙太后視他爲理解她的知音，並引導她開始思考“父母之愛子，則爲之計深遠”這個大問題。最後切入正題，引經據典地聊天，說古論今，講述一些君王子孫爲什麼長輩亡故後不能繼承大位，原因就在於“位尊而無功，奉厚而無勞，而挾重器多也”，使趙太后恍然大悟，終於同意讓愛子長安君到齊國做人質，以換兵救國、爲國立功。

七、補充完善

對已執行的方案、展開的部署，如發現有局部缺陷，或因多種因素變化產生了新的問題，要勇於向領導直言，提出修改和完善的意見。一要注重大事，二要出於公心，三要講究方法。所提問題必須經過深思熟慮，有充分根據。

在方式方法上，與他人不同或與領導有異的主意，應儘可能私下向領導闡述，在公衆場合要維護領導的形象和威信，切忌不注意場合“放炮”。

八、巧妙“包裝”

向領導進言，一般情況下應先講與領導認識和決心一致的看法或意向，然後再提出不同看法和分歧意見。其中，贊同的話要適度，不要庸俗地迎合吹捧；提異議的根據一定要覈實準確，語氣符合自己身份。具體地說：

一要注意搞好語言“包裝”。同樣一個建議，用不同的語言向領導提出，會出現不同的效果，特別是與領導的想法不一致甚至相反的意見，更要把握好說話的分寸。措辭要儘量溫和一些，不要太激烈；語氣要儘量委婉一些，不要太生硬。

二要注意點到爲止。作爲領導，思維一般是比較敏銳的，領會問題是比較快、比較深的。因此，向領導“進諫”時，要儘量做到簡明扼要，不要囉囉唆唆沒完沒了，生怕領導領會不了。

三要注意必要的迂迴進言。相傳乾隆皇帝下江南到蘇州獅子林遊玩，玩得很開心。遊罷假山，當地官員請他題字，他一時得意忘形，寫了“真有趣”三個字。恰好旁邊站着接駕的新科狀元黃熙，他覺得這三個字太俗，有失皇上體面，但又不好直說，只得巧妙婉轉地奏道：“望乞聖上將這個‘有’字賜予小臣。”此言一出，乾隆皇帝複閱此三字，方知話中有話，恍悟箇中之理，於是順水推舟，改爲“真趣”。“真趣”與“真有趣”，一雅一俗可謂天差地別。當然，現在的領導不是封建皇帝，向領導“進諫”用不着那樣拐彎抹角，但“進諫”的方式方法還是要講究一些，最佳的辦法是使忠言不逆耳，真話不難聽，以儘快達成共識，利於事業、利於工作。