檔案管理年度工作計劃範文大綱

　　檔案管理年度工作計劃

一、檔案管理員職責

負責集團、業務部門檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計。

1、負責集團檔案的收集、鑑定、整理、歸檔和保管工作。使檔案管理標準化、系統化、規範化，做到科學整理立卷。

2、負責對各類檔案的接收，分類，編目，編制，立卷、歸檔等檢索工具進行科學的系統管理。借出的檔案要進行登記，並負責當日追還歸檔，確保檔案齊全，完整。

3、嚴格遵守《檔案保密制度》，做好檔案的保密工作，不得將檔案內容外泄，未經集團領導批准，任何人不得私自調檔，更不得有外來人員進入檔案室。

4、對一級檔案外的文件材料包括（圖片、照片、錄音、光盤）等均應立卷歸檔。

5、文件、檔案、資料要專人、專櫃保管、離開檔案室要隨手關燈、關窗、關門、鑰匙隨身攜帶，安全意識強。

6，樹立和加強保密觀念，做好文件，資料，檔案的保密，保管工作。

二、歸檔範圍和要求

1、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書、與業務單位簽訂的借款合同、擔保合同協議書等文件材料，要求收集齊全、完整，根據文件材料的形成規律和有機聯繫，科學整理立卷。

2、各部門必須把應歸檔的文件材料按立卷要求整理預歸成卷，經檔案室檢查合格後方可歸檔。

3、聲像檔案應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

4、檔案室接收案卷時，分爲一級檔案和基礎檔案，各部門必須將歸檔的案卷編制好移交目錄，一式兩份，檔案人員按照目錄清點無誤；驗收案卷質量符合要求後，標明歸檔類別及存檔時間，交接雙方在移交目錄上簽字後方可建立檔案編號。

三、檔案借閱制度

1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。

2、*級檔案禁止調閱，業務檔案只能在檔案室閱覽，不準外借，但借閱時間爲當天歸還。借出檔案業務員要及時做好歸還工作，如當天借出爲予歸還，檔案管理員必須做好催還工作。需要長期借出的，須經總裁批准。

3、借閱檔案，必須履行oa系統流程。

4、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱部門或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案人員不可走出檔案室，要在檔案員的監督下完成借閱過程，如特別需要摘錄和複製，必須部門經理批准方可摘錄和複製，由檔案管理員陪同進行拍照或複印。

7、借閱的檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁塗改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、拍照、抄錄、轉借。借出檔案材料，因保管不慎丟失時，將追究當事人責任。

四、檔案的銷燬

1、經過鑑定確需銷燬的檔案，必須列出檔案銷燬清冊。

2、檔案銷燬，必須嚴格執行審批制度，各類檔案必須經部門經理、總經理、總裁審批同意後銷燬。

3、批准銷燬的檔案，要有兩人鑑銷；銷燬完畢，鑑銷人要在銷燬清冊上寫明某曰已銷燬並簽名蓋章。在相應的.《案卷目錄》、《檔案總登記簿》上註明“已銷燬”。

五、檔案轉移封存

1、經過鑑定確需轉移封存的檔案，必須列出此類檔案清冊。

2、檔案封存轉移，必須嚴格執行審批制度，各類檔案必須經總經理、董事長審批同意後在進行封存轉移。

　　檔案管理年度工作計劃

一、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負責文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱後歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

二、歸檔範圍

1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及簡報。

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

5、本公司職工的個人檔案、勞動合同、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

三、歸檔要求

1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯繫，區別不同的價值，便於保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯繫並進行系統的排列。

6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

四、檔案管理人員職責

1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔範圍、要求，將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠於職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

4、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。

5、結案後及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷燬。

五、檔案的利用

1、公司檔案借閱。

（1）公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《機密文件借閱單》，報主管人員批准後，方可借閱。其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批准；受控文檔的借閱要由總經理簽字批准。

（2）外單位借閱檔案時，應持有單位介紹信，經總經理批准後方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內容也須總經理同意且審覈後方能帶出。

2、檔案借閱的最長期限爲一週；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。

3、公司檔案只有公司內部人員可以複製，複製者都要填寫《機密文件複製單》，報主管人員批准後，方可複製。其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批准；受控文檔的借閱要由總經理簽字批准。

4、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時彙報，追究當事人責任。

5、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼塗改其字句等；不得任意摘抄或複製案卷內容，如確有需要，必須經總經理批准才能摘抄或複製。

6、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

7、不準轉借，必須專人專用。

8、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

六、檔案銷燬管理

1、對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經相關領導共同鑑定，報總經理批准後，按規定銷燬。

2、經批准銷燬的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷燬，以免誤毀。

3、銷燬文件必須在指定地點進行，並指派專人監銷，文件銷燬後，監銷人應在銷燬註冊上簽字。

　　檔案管理年度工作計劃

一、建立

1、確定每個部門或崗位需要具備那些檔案資料，以確保管理的有效性、追溯的可行性。

2、制定檔案資料的管理流程及考覈制度。

3、相關資料：《工程技術檔案管理辦法》、《化驗室資料管理考覈辦法》

4、時間安排：已完成

二、實施

1、對檔案室現存的檔案資料進行分類整理，登記造冊。時間安排：3月31號前

2、依照《工程技術檔案管理辦法》對檔案資料進行管理。時間安排：全年

3、依照《工程技術檔案管理辦法》對各部門的檔案資料管理情況進行考覈。時間安排：12月份

三、完善

對於在檔案管理過程中所出現的問題進行修改、補充、完善。時間安排：全年

四、提高

通過學習和工作經驗的積累，提高檔案資料的管理水平；通過檔案資料的管理，提高公司的整體管理水平。