文祕基礎知識培訓課件

一、國際標準與實際標準的差別：

1、國家標準——《國家行政機關公文處理辦法》

特點：詳細、正規，適用性不強。（專業性太強）

2、學校標準——《山西師範大學現代文理學院學生會檔案格式統一辦法》

特點：貼近學生生活，適用性較強。（專業性適度）

3、《山西師範大學現代文理學院學生會檔案格式統一辦法》不是憑空產生的，而是在國家機關的要求上，結合實際情況形成的。

二、學生會檔案的範圍：

計劃、總結、策劃、通知、請示、章程、制度、規定、通訊等，及其他隨機性檔案。

三、學生會檔案的基本格式要求：

1、紙張要求：採用國際標準的A4型紙，幅面尺寸為210mm×277mm；

2、製版要求：版面乾淨無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm，頁邊距設定為上下25。4mm左右31。7mm；

3、印刷要求：未作特殊要求的'公文中圖文均為黑白印刷，一般使用單面印刷，必要情況可以使用雙面印刷，版心誤差不得超過5mm；

4、裝訂要求：檔案統一採用平訂法，左側裝訂，不漏頁，不錯頁。平釘兩釘釘距外釘眼位於紙張上下各1/4處，允許誤差不超過10mm釘距與左側邊緣間距不得小於10mm。無壞釘，漏釘，重釘，釘腳平穩牢固。

四、學生會檔案的細緻要求：

（一）封皮：

1、計劃、總結、策劃必須新增封皮，其他檔案超過5頁（含5頁）必須新增封皮；

2、封皮字型標題為黑體，字號視具體情況而定；

3、封皮橫排標題不得低於頁面整體的上1/4。

4、封皮豎排標題應居中放置，字與字之間設定空行，要求基本位於頁面縱面中心

5、落款為宋體、四號、加粗，1。5倍行距，雙行式落款；

6、統一上交同主題內容，同文件性質的檔案，封皮必須統一製作，確保格式一致。

（二）目錄：

1、檔案超過5頁（含5頁）必須新增目錄頁；

2、目錄內容包括正文中所有的第一、第二級標題，其餘標題不予顯示；

3、第一級標題後加重複引號註明所在頁碼，第二級標題以後不註明頁碼；

4、“目錄”兩字格式為黑體一號、加粗、居中，兩字間輸入四個空格；

5、目錄中第一級標題使用宋體、四號、加粗、1。5倍行距；

6、目錄中第二級標題使用楷體、五號、不加粗、1。5倍行距

7、目錄整體須處於頁面的縱向的居中位置。

（三）標題：

1、檔案標題使用正標題、副標題、等級標題；

2、正標題格式設定為黑體、三號、加粗、居中；

3、如果檔案必須新增副標題，則使用楷體、四號、加粗，破折號前端不能超過頁面縱向中心線；

4、等級標題設定五個等級，即以及標題——五級標題，不能使用英文字母作為標題序號；

一級標題：一、

二級標題：（一）

三級標題：1、

四級標題：（1）

五級標題： ①

（注：需要時可使用六級標題：A、 ；七級標題：a、 ；標題有括號時不加頓號）

5、檔案中第一級標題格式與正文相同，但加粗顯示；

6、檔案中的第二級標題下若有解釋說明性的內容，則加粗顯示；

7、注意標題的定義，如果標題直接是解釋說明性的文字，則當作標題進行加粗處理；

8、章程中各章節標題各空一行且標題加粗居中顯示。

（四）正文：

1、字型為宋體四號

2、段落左縮排兩個字元

3、行距一般為1。5倍行距

（五）落款：

1、正文：採用雙行式，靠右。

2、漢字“〇”不能用數字“0”和英文字母“O”代替。

3、字型為宋體四號，加粗，一般為1。5倍行距。

（六）附錄：

1、如果文章有必要在文章後新增附錄，則附於正文之後，另起一頁開始；

2、附錄格式為“附錄x”（x為一、二、三、四、五）

3、“附錄x”使用楷體GB2312、五號、不加粗、頂格；

4、附錄為正規檔案的情況下保留原有格式。

（七）頁碼：

1、檔案超過兩頁（含兩頁）必須新增頁碼；

2、頁碼格式統一為“—1—”形式；

3、頁碼位置統一為頁面下方居中顯示；

4、頁碼自正文第一頁開始計算，封皮、目錄不屬於頁碼計數範圍。